Wordt een bedrijfsauto door meerdere medewerkers gebruikt? Dan is alleen registreren waar en wanneer het voertuig heeft gereden niet altijd voldoende. Je wilt ook weten wie er achter het stuur zat. Met bestuurdersidentificatie van Geotrack wordt iedere rit automatisch aan de juiste medewerker gekoppeld.

Waarom de bestuurder registreren?

Bij een vaste bedrijfsauto is vaak duidelijk wie de bestuurder is. Dat verandert zodra medewerkers voertuigen delen, diensten overnemen of regelmatig tussen auto's wisselen. Zonder bestuurdersidentificatie moet achteraf worden uitgezocht wie een bepaalde rit heeft gemaakt.

Een koppeling tussen bestuurder, voertuig en rit geeft een wagenparkbeheerder direct meer overzicht. Dat helpt bij de rittenregistratie, de verwerking van verkeersboetes, vragen over schade en het controleren van zakelijke en privéritten.

Een persoonlijke druppel

Geotrack kan iedere bestuurder voorzien van een persoonlijke druppel. Deze kleine elektronische sleutel, ook bekend als tag, Dallas Key of iButton, wordt in het systeem aan één medewerker gekoppeld. De druppel hoort daarom niet bij een specifiek voertuig, maar bij de bestuurder.

Zodra het contact van de auto wordt aangezet, klinkt een pieptoon. De bestuurder houdt de druppel tegen de lezer bij de stuurkolom. Na een geldige scan stopt het signaal en koppelt Geotrack de rit aan de aangemelde bestuurder.

Vrij wisselen tussen voertuigen

Een medewerker kan met dezelfde druppel in verschillende uitgeruste voertuigen rijden. Bij iedere auto wordt de nieuwe rit aan dezelfde persoonlijke registratie gekoppeld. Er hoeven dus geen aparte druppels per voertuig te worden uitgegeven.

Wie reed welke rit?

De identificatie wordt samen met de ritgegevens verwerkt in het online platform van Geotrack. Een bevoegde gebruiker kan daardoor terugvinden welk voertuig is gebruikt, wanneer de rit plaatsvond en welke bestuurder zich heeft aangemeld. Dit voorkomt losse sleutellijsten en handgeschreven uitleenadministraties.

Bestuurdersidentificatie ondersteunt een sluitende administratie, maar werkt alleen goed wanneer iedere medewerker zijn eigen druppel gebruikt. Uitlenen of onderling wisselen veroorzaakt een verkeerde koppeling en moet daarom worden voorkomen.

Vergeten aan te melden

De pieptoon herinnert de bestuurder eraan om zich aan te melden. Blijft het signaal na het scannen klinken, scan dan opnieuw en houd de druppel rustig tegen de lezer. Mogelijk is de eerste scan niet goed gelezen of is de druppel niet geldig geregistreerd.

Bij een korte vervolgstop hoeft de bestuurder niet altijd opnieuw te scannen. Wordt binnen vijf minuten na de vorige rit opnieuw gestart, dan behoudt Geotrack de bestaande koppeling. Meer uitleg staat in de handleiding Gebruik van een persoonlijke druppel.

Privé of zakelijk blijft apart

Bestuurdersidentificatie legt vast wie rijdt. Het bepaalt niet automatisch of een rit zakelijk of privé is. Dat kan de bestuurder afzonderlijk aangeven met een privé-zakelijk schakelaar of later in de mobiele app. Zo blijven de identiteit van de bestuurder en het fiscale karakter van de rit twee afzonderlijke, controleerbare gegevens.

Verantwoordelijkheden verdelen

De werkgever of wagenparkbeheerder zorgt ervoor dat druppels aan de juiste personen zijn gekoppeld en trekt een registratie in wanneer een medewerker uit dienst gaat. De bestuurder gebruikt uitsluitend de eigen druppel, meldt verlies direct en controleert waar nodig of ritten correct zijn verwerkt.

Maak deze werkwijze onderdeel van het wagenparkbeleid. Een korte instructie bij de uitgifte van de druppel is meestal voldoende: aanmelden vóór vertrek, nooit uitlenen en bij problemen contact opnemen met de beheerder.

Privacy van medewerkers

Ritgegevens en bestuurdersnamen zijn persoonsgegevens. Een organisatie moet daarom een duidelijk doel voor de verwerking hebben, medewerkers vooraf informeren en de toegang tot de gegevens beperken tot personen die deze voor hun werk nodig hebben. Verzamel en bewaar niet meer gegevens dan voor dat doel noodzakelijk is.

Leg ook uit hoe zakelijke en privéritten worden behandeld. Welke AVG-verplichtingen precies gelden, hangt af van de inrichting en het gebruik binnen de organisatie. Stem het beleid bij twijfel af met de privacyverantwoordelijke of juridisch adviseur.

Praktische checklist

• geef iedere bestuurder een eigen druppel;
• registreer de druppel op de juiste naam;
• instrueer medewerkers vóór het eerste gebruik;
• laat druppels nooit onderling uitlenen;
• controleer onbekende of niet-gekoppelde ritten;
• trek verloren en ingeleverde druppels direct in;
• beperk toegang tot rit- en bestuurdersgegevens.

Automatisch overzicht met Geotrack

Met Geotrack worden voertuig, rit en bestuurder in één platform samengebracht. Zo blijft ook bij gedeelde bedrijfsauto's zichtbaar wie welke rit heeft gereden, zonder dat iedere voertuigwissel handmatig hoeft te worden bijgehouden.