Rijd je in een auto van de zaak en wil je aantonen dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt? Dan moet je overtuigend bewijs kunnen leveren. Een sluitende rittenregistratie is daarvoor de meest gebruikte methode. Hieronder lees je welke gegevens de Belastingdienst verwacht en hoe Geotrack deze administratie grotendeels automatisch voor je vastlegt.

Wanneer heb je een rittenregistratie nodig?

Voor een auto van de zaak geldt in beginsel een bijtelling wanneer de auto ook privé ter beschikking staat. Kun je aantonen dat je met de auto in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, dan hoeft die bijtelling niet te worden toegepast. De grens van 500 kilometer geldt per kalenderjaar en niet per auto.

Werknemers kunnen bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Die verklaring neemt de bewijslast niet weg: bij een controle moet je nog steeds kunnen aantonen dat je onder de grens bent gebleven. Een sluitende rittenregistratie is hiervoor een praktisch en controleerbaar bewijs.

Gegevens van de auto en gebruiksperiode

De administratie vermeldt het merk, type en kenteken van de auto en de periode waarin je de auto tot je beschikking had. Wissel je gedurende het jaar van auto, dan moeten de registraties op elkaar aansluiten. De privékilometers van beide auto's tellen mee voor dezelfde jaarlijkse grens.

Dit leg je per rit vast

Volgens de eisen van de Belastingdienst bevat de registratie per rit minimaal:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrekadres en aankomstadres;
• de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route;
• of de rit zakelijk of privé was;
• de privé-omrijkilometers bij een gemengde rit.

Zakelijk, privé of gemengd?

Voor de bijtelling geldt woon-werkverkeer als zakelijk. Een rit naar familie, een winkel of een vakantiebestemming is privé. Combineer je een zakelijke rit met een privébestemming, dan moeten de extra kilometers voor het privédeel herkenbaar in de administratie staan. Alleen het label “zakelijk” is dus niet voldoende wanneer de werkelijk gereden route daarvan afwijkt.

Met een privé-zakelijk schakelaar of via de mobiele app van Geotrack kan de bestuurder het karakter van een rit eenvoudig vastleggen of corrigeren. De bestuurder blijft verantwoordelijk voor een juiste classificatie.

Wat maakt een registratie sluitend?

Een sluitende registratie bevat alle ritten, zonder onverklaarde gaten. De eindstand van een rit sluit aan op de beginstand van de volgende rit en de geregistreerde kilometerstand blijft aansluiten bij de kilometerteller van het voertuig. Ook ritten in weekenden, vakanties en buiten werktijd mogen niet ontbreken.

Controleer daarom regelmatig de kilometerstand en corrigeer een afwijking zodra je die ontdekt. In Geotrack kan dat eenvoudig via de mobiele app. Leg correcties zorgvuldig vast; achteraf grote aantallen ritten aanpassen maakt een administratie minder overtuigend.

Veelgemaakte fouten

• alleen totalen per dag of maand bewaren;
• ritten vergeten of achteraf reconstrueren;
• geen adressen maar alleen plaatsnamen registreren;
• afwijkende routes en privé-omrijkilometers niet verklaren;
• ritten automatisch als zakelijk aanmerken zonder controle;
• bij een autowissel opnieuw beginnen zonder jaartotaal.

Automatisch registreren met Geotrack

Handmatig iedere tellerstand, bestemming en route noteren kost tijd en vergroot de kans op fouten. Geotrack registreert ritten en gereden afstanden automatisch via GPS. In het online platform kun je ritten controleren, als zakelijk of privé classificeren en een fiscale rapportage genereren.

Geotracks product Fiscaal 2.x beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dit onafhankelijke keurmerk stelt eisen aan onder meer de fiscale registratie, fraudebestendigheid, privacy, beveiliging en continuïteit van het systeem. Zo gebruik je een systeem dat is ingericht voor een sluitende ritadministratie voor fiscale toepassingen.

Automatisering neemt veel werk uit handen, maar controle blijft verstandig. De gebruiker moet bijvoorbeeld aangeven of een rit privé of zakelijk is en nagaan of uitzonderingen correct zijn verwerkt. Geotrack maakt die controle overzichtelijk en voorkomt dat de administratie pas bij een belastingcontrole moet worden samengesteld.

Bewaren en aanleveren

Bewaar de rittenregistratie samen met de onderliggende fiscale administratie. Voor ondernemers geldt voor de basisadministratie in het algemeen een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Welke bewaartermijn precies van toepassing is, hangt af van de situatie en de soort administratie. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je fiscaal adviseur.

Je hoeft een rittenregistratie niet standaard periodiek naar de Belastingdienst te sturen. Je moet haar wel kunnen overleggen wanneer daarom wordt gevraagd. Met Geotrack genereer je op dat moment een overzichtelijke fiscale rapportage.

Praktische checklist

• registreer iedere rit direct en volledig;
• houd zakelijke en privékilometers gescheiden;
• verklaar afwijkende routes en privé-omwegen;
• controleer regelmatig de kilometerstand;
• bewaar rapportages en relevante correcties;
• houd het totaal aan privékilometers gedurende het jaar in de gaten.