Sinds begin 2009 kan een werknemer onder voorwaarden met een vereenvoudigde ritregistratie aantonen dat hij maximaal 500 km op jaarbasis rijdt met de auto van de zaak. Later dat jaar heeft de Fiscus een vergelijkbare regeling getroffen voor ondernemers en resultaatgenieters.
Regeling voor werknemers
Om als werknemer onder de bijtelling van de auto van de zaak uit te komen moet je bij de Ficsus kunnen aantonen dat de auto voor minder dan 500 privékilometers per jaar is gebruikt. De bewijslast hiervan moet aan een aantal randvoorwaarden voldoen. In praktijk blijkt dat een uitgebreide kilometeradministratie volgens voorbeeld van het ministerie van Financiën toch echt wel nodig is.
In 2009 hebben de Fiscus en de belangen- en brancheorganisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag een akkoord gesloten over versimpeling van de ritregistratie voor bestelauto's.
Moet je als werknemer voor je functie vaak veel ritten maken met de auto van de zaak, dan is in beginsel altijd een kilometerregistratie nodig om bijtelling te voorkomen. Dit is een grote administratieve (en financiële) last voor werkgever en -nemer. Geotrack kan deze registraties volledig automatiseren. Ook is het mogelijk om, in samenspraak met de Fiscus, een vereenvoudigde rittenregistratie aan te leveren.
In dat geval mag de werknemer dan om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van: een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever.
Met als voorwaarde dat de werkgever en -nemer schriftelijk zijn overeen gekomen dat: de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.
Andere oplossingen
Naast de eerste genoemde tegemoetkoming bestonden er al reeds drie speciale tegemoetkomingen bij het gebruik van een bestelauto van de zaak.
Niet buiten werktijd gebruik
Is de bestelauto buiten werktijd niet door de medeweker te gebruiken? Dan dan kan bijtelling en een uitgebreide ritregistratie achterwege blijven. De exacte voorwaarden hiervoor moeten met de Fiscus afstemd worden. Denk aan bijvoorbeeld het stallen van de auto's achter een afgesloten hek of het bewaren van alle autosleutels in een kluis op het bedrijf. Let wel op dat je dan nooit buiten werkttijden de weg op gaat.
Verbod op privégebruik
Het is ook mogelijk om als werkgever een verbod op privégebruik op te leggen. Dit verbod wordt schriftelijk vastgelegd door werkgever en -nemer. De werkgever moet toezicht houden en bij overtreding een passende sanctie opleggen. Concreet is het dan de plicht van de werkgever om: regelmatig kilometerstanden te controleren, toezicht te houden op boetes verkregen door verkeersovertredingen, controle van tankgedrag en brandstofverbruik en bijhouden van schademeldingen. Bij sancties kan de werkgever denken aan het opleggen van een geldboete, het verlangen van een naheffing of in extreme gevallen: ontslag. Een vrij arbeidsintensieve manier van werken... Dit kan eenvoudiger: Geotrack automatiseert uw ritregistratie en zorgt zo volautomatisch voor Fiscaal goedgekeurde bewijslast.
Afkoop
De Fiscus maakt het in sommige gevallen mogelijk de bijtelling af te kopen. De voorwaarden hiervoor zijn helder: de bestelauto moet door meerdere medewerkers wisselend gebruikt worden. Pas dan is het mogelijk om als werkgever voor een 300 euro per jaar de boel af te kopen. Dit komt neer op een heffing van 25 euro per maand. Er is dan geen bijtelling voor individuele medewerkers. Om problemen voor te blijven is het advies aan werkgevers om de situatie door te spreken met de Fiscus alvorens op deze manier te willen gaan werken: vooraf overeenstemming met de Belastingdienst bereiken is essentieel!
Regeling voor ondernemers
Ondernemers of resultaatgenieters die met hun bestelauto vaak veel ritten op een dag voor hun werk rijden kunnen ter voorkoming van bijtelling bewijs leveren met een combinatie van: een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever. Privé gebruik van de auto tijdens werk- en lunchtijd is niet toegestaan.
Voorkom ellende!
Blijf problemen voor en automatiseer de kilometerregistratie en ritregistratie van uw bestelauto's via Geotrack. Dat is volautomatisch werken met een Fiscaal goedgekeurd systeem!
